Как правильно рассчитать отпускные: формула и на что обратить внимание

Сообщение Тихоокеанского информационного агентства «Острова».

Представим бухгалтера небольшой компании, которой нужно посчитать отпускные менеджеру Ивановой. Оклад — 70 000 рублей, в марте была премия 15 000 рублей, отпуск — с 18 августа, 14 календарных дней. Казалось бы, простая задача: раздели зарплату на дни и умножь. На практике всё немного сложнее, и вот почему.

Первое, что нужно понять: сумма отпускных не берётся из текущего оклада напрямую. Бухгалтер заглядывает в прошлое — смотрит, сколько Иванова фактически заработала за год, предшествующий уходу в отпуск (в нашем случае — с августа прошлого года по июль текущего). В этот «зачётный» год суммируется всё, что связано с оплатой труда: сам оклад за каждый месяц, та самая мартовская премия, любые доплаты и надбавки. А вот, скажем, разовая материальная помощь на лечение или компенсация проезда сюда не попадёт — это выплаты другого рода, к зарплате отношения не имеющие.

Дальше в игру вступает не самое очевидное число — 29,3. Это среднее количество дней в месяце, которое использует закон вместо привычных 30 или 31. Общая сумма зарплаты за год делится на 12 месяцев и на 29,3 — получается средний заработок за один день. У Ивановой при окладе 70 000 и премии 15 000 получится сумма за год примерно 855 000 рублей; поделив на 12 и на 29,3, выходит около 2 432 рублей в день. Умножаем на 14 дней отпуска — и вот она, сумма отпускных.

Но что, если в этом «зачётном» году сама Иванова уже была в отпуске, брала больничный или ездила в командировку? Здесь и кроется частая ошибка начинающих бухгалтеров: такие периоды и деньги, которые за них начислены, из расчёта убирают полностью. Смысл в том, что во время отпуска или больничного человек и так получал не обычную зарплату, а тот же средний заработок — включать его обратно означало бы считать средний заработок на основе другого среднего заработка, а это бессмысленно.

Похожая тонкость возникает, если сотрудник отработал не весь год — устроился недавно или был в неоплачиваемом отпуске часть времени. Тогда дни в неполном месяце пересчитывают пропорционально — по факту отработанного, а не по календарю целиком. А если человек вообще не успел заработать ничего за прошлый год (частая история со свежепринятыми сотрудниками, которым отпуск дают авансом), за основу берут зарплату за тот месяц, в котором отпуск начался.

Ещё один момент, о котором часто забывают: если в компании за этот год повышали оклады — скажем, с 1 января подняли ставки на 10% — старые, более низкие суммы в расчёте нужно проиндексировать, «подтянуть» к новому уровню. Пропустить этот шаг — распространённая ошибка, из-за которой отпускные получаются занижены, а бухгалтерии потом приходится делать доплату и объясняться с сотрудником.

Как видно, формула простая только на бумаге — премии, неполные месяцы, индексация окладов и правильный «зачётный» период способны заметно изменить итоговую цифру. Проверить расчёт вручную, подставив свои данные, можно с помощью калькулятора отпускных на сайте журнала «Академия бизнеса»: он и позволяет рассчитать отпускные онлайн, сразу учитывая большинство описанных нюансов.

Пример с Ивановой, конечно, условный, но логика в нём — универсальная: чем внимательнее бухгалтер отнесётся к деталям зачётного периода, тем меньше риск ошибиться в сумме — и тем меньше поводов для спора с сотрудником, который эту сумму получит.