Сахалинская областная библиотека успешно внедрила цифровую систему учета имущества

Сообщение Тихоокеанского информационного агентства «Острова».

Проектный комитет при правительстве Сахалинской области под председательством вице-губернатора В. В. Аленькова официально признал успешным пилотный проект областной библиотеки по цифровизации учета имущества. Ключевым результатом стало сокращение времени ежегодной инвентаризации нефинансовых активов почти в два раза – с 810 до 402 минут.

Региональное министерство культуры и архивного дела инициировало проект по оптимизации инвентаризации объектов нефинансовых активов (ОНФА) в главной библиотеке области. Целью ставили ускорение процесса, повышение точности учета и внедрение современных технологий. Задачи включали автоматизацию рутинных операций, внедрение штрихкодирования, упрощение взаимодействия между сотрудниками, отвечающими за имущество, и бухгалтерией, а также снижение трудозатрат и расходов.

До старта проекта сотрудники тратили на ежегодную проверку мебели и оборудования несколько недель. Они сталкивались с трудностями: отсутствие точных данных о местонахождении предметов и ответственных лицах, невозможность быстро идентифицировать объекты при поиске пропавшего имущества, высокие расходы на бумагу и картриджи. Главным риском были расхождения между фактическим наличием имущества и бухгалтерскими записями.

Для решения этих проблем команда проекта применила принципы «бережливого производства». Основные изменения:

Штрихкодирование: Все объекты мебели и оборудования в пилотном подразделении получили уникальные этикетки с QR-кодами, содержащими название, местонахождение, ответственного сотрудника и инвентарный номер.

Автоматизация документооборота: Инвентаризационные документы перевели в электронный формат в системе «1С: Бухгалтерия» с поддержкой ЭДО.

Обучение персонала: Сотрудники освоили работу с новым программным обеспечением, сканерами штрихкодов и принтерами этикеток. Тестовое оборудование библиотека получила временно.

Как рассказали ТИА "Острова" в пресс-службе библиотеки, мониторинг подтвердил впечатляющие результаты: время инвентаризации сократилось на 51% (с 13,5 до 6,7 часов), ошибки идентификации практически исчезли. Проект также снизил затраты на бумагу и картриджи и освободил время сотрудников от ручного ввода данных. Ответственные лица теперь точно знают, где находится имущество и за что отвечают. Эффективность проекта превысила плановые показатели на 59%.

Успех пилота дает основание распространить систему штрихкодирования на все отделы библиотеки, закупить собственные сканеры и принтеры этикеток, а также рекомендовать эту практику муниципальным библиотекам области. Внедрение цифровой маркировки ОНФА доказало высокую эффективность и может стать эталоном для других учреждений культуры Сахалина.