Как облегчить учет компьютерной техники

Сообщение Тихоокеанского информационного агентства «Острова».

В любых офисах ежедневно хватает работы. К тому же зачастую, помимо прямых обязанностей, сотрудникам приходится заниматься еще и долгой и нудной инвентаризацией, которая порой затягивается не на одну неделю. Хорошо, что сейчас появляются понятные автоматизированные программы, благодаря которым учет компьютерной техники сокращается до одного дня, а все базы данных умещаются в современные и удобные приложения.

Как вели учет раньше

Скрупулезно записывали вручную в таблицы инвентарные номера и модели мониторов, системных блоков, принтеров, сканеров, мышек и другой большой и маленькой техники. Ответственные помечали, где стоит та или иная вещь, за кем она закреплена в программе Excel или толстых амбарных книгах.

Каждая инвентаризация занимала по несколько дней, в течение которых сотрудники тратили рабочие часы на сверку номеров и поиски переставленной техники. Если сотрудники выносили инвентарное имущество, например, выходили с ноутбуками на удаленную работу, в бухгалтерии начиналась нешуточная паника.

Как ведут учет сейчас

Благодаря новейшим системам учет компьютеров проводят с помощью термотрансферных наклеек, которые размещают на материальные ценности офиса. Во время инвентаризации нужно лишь отсканировать QR-коды с наклеек, а специальное мобильное приложение само показывает, чего не достает. В него же записывают имена ответственных за технику, что помогает работникам аккуратнее относиться к предоставленному им работодателем имуществу.

Новая система значительно превосходит стандартные бухгалтерские записи, так как сохраняет время сотрудников и нервы начальников. Ведь в ней учет компьютерной техники проходит легко и быстро. К тому же в приложениях новых программ по учету сохраняется маршрут перемещения техники, за счет этого в компании точно знают, у кого и на каком объекте она находится.

Внедрить новую систему поможет программа EqMan: https://eqman.co/uchet-kompyuterov-dlya-ofisov-i-it-kompaniy/. Ее приложение позволяет не только легко проводить инвентаризацию, но и осуществлять своевременное обновление и ремонт техники. Еще в программе по учету материальных ценностей EqMan можно внести точные даты проведения модернизации, ремонта или замены, благодаря чему фирма избежит авралов. К тому же приложение позволяет загрузить уже существующую базу данных. Так, внедрение системы займет всего один день, для этого нужно будет лишь промаркировать технику наклейками и внести ее в систему мобильного приложения.