Сахалинская библиотека оптимизировала учёт краеведческих периодических изданий

Сообщение Тихоокеанского информационного агентства «Острова».

В ходе заседания проектного комитета под председательством заместителя председателя правительства Сахалинской области Вячеслава Аленькова при областном министерстве по эффективному управлению регионом одобрили и признали успешно реализованным проект регионального министерства культуры и архивного дела «Оптимизация процесса управления фондом краеведческих периодических изданий», воплощённый главной библиотекой островного региона.

Как рассказали ТИА «Острова» в пресс-службе СахОУНБ, на старте реализации командой проекта выявили три ключевые проблемы в работе с краеведческими периодическими изданиями. Во-первых, отсутствовала единая база движения фонда: в каждом отделе велась собственная учётная форма, хранитель фонда не имел прямого доступа к текущему статусу работы коллег, а данные из разных отделов не «бились» между собой автоматически. Во-вторых, низкой была скорость подготовки сводного отчёта: сверка и сбор данных затягивались до целого рабочего дня, информацию приходилось собирать из разных источников – актов, таблиц оцифровки, таблиц консервации. В-третьих, нарушался цикл превентивной консервации: из-за рисков, связанных с человеческим фактором, в мероприятиях по сохранности фондов случались пропуски.

Инструментом решения стала единая база движения краеведческих периодических изданий, доступная для заполнения сотрудникам, ответственным за учёт, оцифровку и консервацию.

По итогам реализации запланированных мероприятий время подготовки сводного отчёта снизилось с 436 до 20 минут. «Прозрачность» процессов исключила риск ошибок, обусловленных человеческим фактором. Фонд периодических краеведческих изданий теперь проходит полный цикл превентивной консервации без пропусков.

Таким образом, в результате реализации проекта оптимизировали процессы учёта и отчётности, а также обеспечили сохранность библиотечных фондов – одну из фундаментальных задач учреждения. Проект может быть тиражирован в других библиотеках региона без привлечения дополнительных финансовых средств на оборудование и программное обеспечение. СахОУНБ имени Тарасова продолжит развивать это направление в рамках общей стратегии по созданию образцового учреждения федерального уровня.